Ako pomocou AI triediť účtovné operácie a identifikovať doklady vyžadujúce odborné posúdenie

Profesia: Účtovník | Oblasť: Predspracovanie dokladov a účtovná klasifikácia

1. Čo týmto postupom vyriešite

Účtovník dostane od klienta na konci mesiaca niekoľko desiatok alebo stoviek dokumentov. V jednej zložke sa nachádzajú prijaté faktúry, vydané faktúry, bankové výpisy, potvrdenia o platbách, dobropisy a ďalšie podklady.

Pri manuálnom spracovaní treba každý dokument otvoriť, identifikovať jeho obsah, zistiť relevantné dátumy a sumy a zaradiť ho do správnej pracovnej kategórie.

Časť dokladov je jednoznačná. Iné vyvolávajú otázky. Faktúra môže mať neúplný opis služby, doklad za nákup zariadenia nemusí obsahovať dostatok informácií o jeho použití alebo sa v priečinku môže nachádzať tá istá faktúra dvakrát.

AI dokáže túto úvodnú prácu výrazne zjednodušiť. Pomocou nástroja schopného čítať PDF, fotografie a tabuľky možno vytvoriť register dokladov a označiť položky, ktoré vyžadujú kontrolu.

Výsledkom bude prehľad dokladov pripravených na ďalšie spracovanie, nie automaticky zaúčtované účtovné prípady.

2. Pripravte podklady za modelový mesiac

Ateliér North poskytol za september tieto faktúry:

Všetky faktúry v modelovej evidencii obsahujú základ dane a DPH:

Pre účely príkladu predpokladáme, že ide o tuzemské dodania, pri ktorých bola správne uplatnená základná sadzba. V skutočnosti treba sadzbu, režim DPH a dátum vzniku daňovej povinnosti posúdiť podľa konkrétnej transakcie.

3. Krok 1: Pripravte bezpečné pracovné prostredie

Pred nahratím dokumentov zistite, či má organizácia schválený AI nástroj na spracovanie účtovnej dokumentácie.

Pri externej účtovnej firme je potrebné preveriť aj zmluvné a bezpečnostné podmienky. Európsky výbor pre ochranu údajov uvádza účtovnícku službu ako príklad sprostredkovateľa osobných údajov, ktorý spracúva údaje v mene klienta – prevádzkovateľa.

Do verejne dostupného asistenta bez primeraných pravidiel nevkladajte reálne mzdové súbory, osobné identifikátory, kompletné bankové výpisy ani dôverné doklady klientov.

Na prvé otestovanie si pripravte anonymizované alebo úplne modelové dokumenty.

Každému súboru priraďte stabilný identifikátor. Napríklad P-092_original.pdf. Zároveň si uložte jeho pôvodnú podobu, aby ste vedeli neskôr overiť údaje vyťažené AI.

4. Krok 2: Nechajte AI vytvoriť register

Doklady vložte do asistenta a použite tento prompt.

Prompt 1 – Klasifikácia dokumentov

Pracuj ako analytický asistent účtovníka
slovenskej s. r. o., ktorá vedie podvojné
účtovníctvo a je platiteľom DPH.

Z priložených súborov vytvor register
účtovných dokumentov.

Pri každom súbore uveď:
1. Jedinečný identifikátor súboru.
2. Typ dokumentu.
3. Číslo dokladu.
4. Dodávateľa alebo odberateľa.
5. Dátum vyhotovenia.
6. Dátum dodania, ak je uvedený.
7. Dátum splatnosti.
8. Predmet transakcie.
9. Základ dane, DPH a sumu spolu.
10. Navrhovanú pracovnú kategóriu.
11. Chýbajúce alebo nejasné údaje.

Použi pracovné kategórie:
- vydaná faktúra,
- prijatá faktúra,
- opravný doklad,
- bankový doklad,
- interný podklad,
- neidentifikovaný dokument.

Nič automaticky nezaúčtuj.

Nevymýšľaj chýbajúce údaje.
Pri neistote označ dokument
ako vyžadujúci odbornú kontrolu.

Zachovaj odkaz na pôvodný súbor.

Výsledkom má byť tabuľka, ktorú možno importovať do pracovného zoznamu účtovníka.

Odporúčam požadovať aj dátový formát CSV alebo XLSX, ak ho daný nástroj skutočne dokáže vytvoriť.

Pri bežnom textovom asistentovi môžete skopírovať tabuľku do Excelu. Samotné vytvorenie tabuľky však nezaručuje jej správnosť.

5. Krok 3: Rozlišujte klasifikáciu dokladu od predkontácie

Predstavme si faktúru P-093 za softvérové licencie.

AI môže správne určiť, že ide o prijatú faktúru za softvérovú službu. To je užitočné.

Zároveň však potrebuje ďalšie informácie, aby bolo možné správne posúdiť účtovanie.

Napríklad:

• Ide o pravidelné mesačné predplatné alebo viacročnú licenciu?
• Na aké obdobie sa faktúra vzťahuje?
• Používa sa softvér na podnikateľskú činnosť?
• Bola služba skutočne dodaná?
• Aký režim DPH sa uplatňuje?
• Je potrebné časové rozlíšenie nákladov?

Ak účetný doklad uvádza „Licencia na obdobie september 2026“, pracovná kategorizácia je jednoduchšia. Ak uvádza „Ročná licencia september 2026 – august 2027“, vzniká ďalšia otázka časového rozlíšenia.

AI preto nežiadajte, aby všetky faktúry s označením „softvér“ automaticky zaúčtovala na jeden účet.

Účtovná klasifikácia musí rešpektovať ekonomický obsah transakcie a platné postupy účtovania.

6. Krok 4: Skontrolujte formálne náležitosti

Podľa § 10 zákona o účtovníctve musí účtovný doklad obsahovať zákonom požadované identifikačné, obsahové, peňažné a časové údaje vrátane príslušného preukázateľného schvaľovania alebo overovania podľa zákonných podmienok.

Ak ide o faktúru podľa zákona o DPH, relevantné náležitosti upravuje § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. Finančná správa ich vysvetľuje vo svojom metodickom materiáli.

Tieto dve požiadavky nie sú úplne totožné. AI preto musí vedieť, čo kontroluje.

Prompt 2 – Kontrola úplnosti a duplicít

Z vytvoreného registra priprav kontrolný
protokol pred zaúčtovaním.

Skontroluj:
- chýbajúce identifikačné údaje,
- neúplný opis transakcie,
- dátumy a sumy,
- matematickú konzistentnosť,
- možné duplicitné doklady,
- nejednoznačné účtovné obdobie,
- rozdiely medzi názvom súboru
  a číslom dokladu.

Pri každom probléme uveď:
1. Identifikátor.
2. Charakter problému.
3. Konkrétny zdrojový údaj.
4. Potrebný krok.
5. Zodpovednú osobu na preverenie.

Formálne náležitosti účtovného dokladu
posudzuj podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z.

Pri relevantných faktúrach samostatne
zohľadni § 74 zákona č. 222/2004 Z. z.

Nerozhoduj automaticky o daňovom nároku.
Nevykonávaj opravu pôvodného dokumentu.

7. Praktický problém: Duplicitne doručená faktúra

Predstavme si, že klient odoslal faktúru P-094 dvakrát.

Prvý súbor sa volá P-094.pdf, druhý grafika_september.pdf. Obidva obsahujú faktúru číslo P-094 so sumou 1 107 €.

AI môže identifikovať rovnakého dodávateľa, číslo faktúry, dátum a sumu.

Výstup by mal vyzerať takto:

AI nesmie automaticky druhý súbor vymazať. Najprv treba overiť, či ide skutočne o totožný doklad, nie napríklad o opravnú faktúru.

Následne stačí evidovať jednu účtovnú operáciu a zachovať potrebnú dokumentačnú stopu podľa interných pravidiel.

8. Krok 5: Vytvorte zoznam pripravenosti

Po kontrole môže vzniknúť tento pracovný prehľad: MODELOVÝ PREHĽAD PREDSPRACOVANIA Ateliér North – september 2026 7 jedinečných faktúr: tri vydané a štyri prijaté.

Identifikovaná duplicita: druhý súbor faktúry P-094.

Otvorené otázky: Presný charakter softvérovej licencie P-093 a prípadná potreba časového rozlíšenia.

Ďalší krok: Odborne schváliť klasifikáciu, overiť DPH a pripraviť doklady na účtovanie. Modelový pracovný register nepredstavuje potvrdenie úplnosti mesačného účtovníctva.

9. Čo nesmie AI urobiť

Pri práci s dokladmi je dôležité zabrániť trom chybám.

Prvou je automatické priraďovanie predkontácií bez znalosti ekonomického obsahu. Rovnaký názov produktu môže predstavovať odlišný účtovný prípad.

Druhou je dopĺňanie chýbajúcich údajov podľa predpokladov. Ak faktúra neobsahuje potrebný dátum, AI ho nesmie odhadnúť z názvu súboru.

Treťou je považovanie matematicky správnej faktúry za automaticky daňovo bezchybnú. Správne vypočítaná DPH nepreukazuje nárok na jej odpočítanie.

Zákon o účtovníctve vyžaduje preukázateľnosť a správnosť účtovných záznamov. Automatizácia tieto povinnosti nemení.

10. Výsledok a praktické využitie

Účtovník má po vykonaní postupu vytvorený register, označené duplicity a zoznam položiek vyžadujúcich kontrolu.

Najväčšou výhodou je, že účtovník nemusí venovať rovnaké množstvo pozornosti každému dokladu. Pri jednoznačných transakciách môže rýchlo skontrolovať vyťažené údaje. Pri neistých položkách sa sústredí na ich odborné posúdenie.

Odporúčam začať na vzorke 20 – 30 dokladov a porovnať výsledky AI s ručným spracovaním. Až po zistení chybovosti má zmysel rozšíriť postup na väčšie objemy.

Odborné zdroje: Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; MF SR – Postupy účtovania; Finančná správa – Vyhotovovanie faktúr.

Primárne zdroje na kontrolu

• Slov-Lex – zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve

Vzdelávacie modelové príklady nenahrádzajú individuálne odborné posúdenie. Pred skutočným použitím overte aktuálne pravidlá, všetky vstupné údaje a výpočty.